Freundin Anette witzelt auf Whats App über den gemeinsamen Freund Axel. Lustig, wie Recht sie damit hat! – Denken Sie sich. Aber was tun Sie? Vermutlich antworten Sie nicht „Lustig, wie Recht Du hast“, sondern Sie setzen den beliebtesten aller Emojis: 😂 Emojis erweitern das Spektrum unser technischen Kommunikation: Indem sie Gefühle ausdrücken, die sonst in der nonverbalen Kommunikation verborgen bleiben. Sie bringen uns ein Stück näher zusammen, auch wenn der Kanal, über den sich besprochen wird, indirekt ist. Längst gehören die kleinen Bildchen für viele Menschen zur alltäglichen Kommunikation dazu. Eine Umfrage aus dem Jahr 2017 ergab, dass über ein Drittel der 18-34-Jährigen fast immer Emojis in ihren Konversationen über Messenger oder technische Dienste benutzen. In privater Kommunikation tragen sie vor allem dazu bei, dass die Inhalte mancher Nachrichten auch ohne Mimik, Gestik und Tonlage richtig eingeordnet werden können. Aber wie ist das in der beruflichen Kommunikation? Können auch dort Emojis verwendet werden? Und falls ja, welche Regeln müssen beachtet werden? Hier sind unsere Ratschläge.
Emojis im Büro – kein Tabubruch mehr
Generell gilt: Emojis stellen im Büroalltag längst keinen Tabubruch mehr dar. Instant-Messaging-Dienste wie Slack oder Circuit laden durch das vielfältige Angebot geradezu dazu ein, eine Nachricht mit Emojis zu spicken. Vorteil: Sie schaffen auch bei der Arbeit einen emotionalen Kontext, können auch hier Mimik und Gestik symbolisieren und Absichten verdeutlichen. E-Mails und Nachrichten, in denen Emojis auftauchen, wirken häufig freundlicher und sorgen so für einen offenen, locker bis freundschaftlichen Umgang unter Kollegen. Nachteil: Allen KollegInnen unhinterfragt ständig Emojis zu schicken, kann dem ein oder anderen auch aufstoßen. Besonders bei der Arbeit ist es daher wichtig, sein Gegenüber zu kennen.
Kenne dein Gegenüber und die Bedeutung der Emojis
Arbeiten Sie beispielsweise einem klassischen, ehrwürdigen Unternehmen könnte die Akzeptanz für die kleinen Smileys vielleicht weniger hoch sein, als wenn Sie bei einem Startup arbeiten, das sowieso noch keine Unternehmensräume hat, geschweige denn ein Telefon. Sind Sie in einem internationalen Unternehmen beschäftigt, kommt das Problem der verschiedentlichen Auffassung der Emojis hinzu. Universale, international nachvollziehbare Bedeutung haben die kleinen Männlein schlicht nicht und können so leicht missinterpretiert werden. Sind Sie sich also nicht sicher, wie der Shruggy beispielsweise bei den Kollegen in Indien oder Mexico oder Norwegen aufgefasst wird, lassen Sie lieber die Finger davon. Den falschen Eindruck, den der Geschäftspartner im Ausland bekommt, müssen Sie womöglich monatelang wieder wegarbeiten… . Ähnliches gilt auch bei Unterhaltungen mit Geschäftspartnern und Kollegen hierzulande: Verwenden Sie kein Emoji über dessen Bedeutung Sie sich nicht zu hundert Prozent sicher sind, oder das zweideutig verstanden werden kann. Niemals angebracht sind solche Grinsegesichter, die nur in Ihrem privaten Umfeld eine bestimmte Bedeutung erlangt haben. Darüber hinaus sind Emojis immer auch ein Ausdruck der Vertrautheit, sodass sie erst dann in der Kommunikation Sinn machen, wenn man sein Gegenüber einigermaßen kennt. Bei neuen Kollegen kann es klug sein, erst einmal abzuwarten, wie sie sich im Büro geben und ob sie selbst der Smiley-Typ sind oder nicht.
Professionalität vor Emoji
Die einfachste und elementarste Regel lautet: Kennen Sie Ihr Gegenüber nicht persönlich oder haben mit diesem noch nicht einmal länger telefoniert oder gevideochattet, schadet es nicht, erst einmal von der Verwendung der Emojis abzusehen. Siezen Sie Ihr Gegenüber? Auch dann verwenden Sie besser keine Emojis. In wichtigen Mails an den Chef oder Stakeholder haben Emojis ebenfalls keinen Platz, sonst gefährden Sie schnell die Professionalität Ihres Unternehmens und Ihre eigene. Auch in der Kommunikation mit Kunden sollten Sie – abgesehen vom Social Media Bereich – lieber auf Smileys verzichten. Ein No-Go ist die Ersetzung von Wörtern durch Emojis.
Die einfachste Möglichkeit, Emojis nicht im falschen Kontext zu verwenden, ist die, das Verhalten Ihres Gegenübers zu spiegeln. Wagt sich Ihr Kunde ein Zwinkerauge zu den Wochenendgrüßen zu setzen? Dann kommt das einer Einladung gleich, es ihm nachzutun. Da er aber Ihr Kunde ist, ist der hierarchische Impuls von ihm zu Ihnen in Ordnung.
Letztendlich liegt die Verwendung von Emojis aber in Ihrem persönlichen Ermessen. Lassen Sie sich aus diesem Grund und trotz all der Regeln und Richtlinien den Spaß an 😂 , 😉 , 🤷 und Co nicht nehmen. Denn gerade in der Kommunikation im Büro haben Emojis nicht selten Anteil daran, dass aus Kollegen auch mal Freunde werden.
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