Mit einem Terminplaner aus Papier, einer App oder einfach mit dem Kalender des E-Mail-Accounts: Es gibt viele Möglichkeiten, die Struktur des Tages abzubilden. Mindestens genauso viele Möglichkeiten gibt es, den Arbeitstag inhaltlich zu strukturieren – wann setzt man Pausen oder Momente fürs ungestörte Arbeiten? Wie läuft das Zusammenspiel von Arbeit und Privatheit, von Beruf und Familie?
Das wollten wir von Business-Experten wissen und haben sie gefragt: Wie strukturieren Sie Ihren Arbeitstag?
Die Antworten reichen dabei von der Anwendung bestimmter Tools bis zur Feststellung, dass Strukturen und Aufgaben auch von außen hereinkommen, die den Arbeitstag strukturieren können.
Stephan Grabmeier, Innovationsexperte und Autor von „Future Business Kompass“
Ich plane meine Aktivitäten und Kalender sehr genau. Ansonsten komme ich bei dem Umfang meiner Aufgaben nicht klar. Je besser ich die Themen strukturieren kann, desto stressfreier läuft mein Alltag. Klares timeboxing für Aufgaben, Meetings oder kreative Phasen. Ich unterscheide in der Planung wann ich welche Aufgaben erledigen kann, an welchem Ort ich arbeite, wie ich reise und in welcher Art ich meine Projekte bei Kunden umsetze. Ein wichtiges Ritual ist der Abend bevor ich zu arbeiten aufhöre. Im letzten Schritt schaue ich mir nochmal genau an, was der nächste Tag bringt. Das gibt mir (meist) die Sicherheit, gut vorbereitet zu sein.
Christopher Peterka, Unternehmer und Autor von „Deine Wahl“
- Erst versorge ich meine Kinder. Erst danach kann ich mich anderweitig fokussieren.
- Kein Arbeitstag gleicht dem Anderen.
- 80 Prozent meiner Arbeitstage sind vier Wochen im Voraus systematisch durchterminiert.
- Yoga und Kraftsport sind als Arbeitstermine integriert.
- Meine Arbeit kennt weder festen Ort noch feste Zeit und findet größtenteils Cloud-basiert statt.
- Online-Kommunikation läuft kontinuierlich mit und wird auch spontan bedient.
- Der Abend gehört den Kindern. Danach geht es je nach Projektkonjunktur weiter.
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Nadine Krauss, Innovation-Coach und Co-Autorin von „Future Fit Company“
Die feste Struktur für den Start in meinen Arbeitstag ist der Gassigang mit meiner Hündin Lilou – im Park kreisen aber schon die ersten Gedanken um Arbeitsthemen.
Die fließen dann ein in ein Kanban, mit dem ich meine ganze Arbeitswoche strukturiere. Das bedeutet, ich habe vier Spalten: „Backlog“, „Geplant“, „In Bearbeitung“, „Abgeschlossen“. Am Montagvormittag überlege ich daher, was in die „Geplant“-Spalte muss – und natürlich wie viele Stunden ich dafür zur Verfügung habe. Im Laufe der Woche werden die Tasks entsprechend weitergeschoben. Da das Team meist an unterschiedlichen Orten ist, aber dennoch Bescheid wissen soll, was ich tue, spreche ich in einem Online-Kanal ein kurzes „Stand-up“ (ein bis zwei Minuten) als Sprachnachricht ein.
Steffan Heuer, Journalist und Autor von „Mich kriegt ihr nicht!“
Da ich in San Francisco wohne und neun Stunden Zeitunterschied zu Deutschland bestehen, hat mein Arbeitstag zwei große Abschnitte. Den frühen Morgen ab 5 Uhr nutze ich, um über Nacht eingelaufene Newsletter und Mails aus Europa zu lesen und zu beantworten und Telefonate zu führen. Dann lege ich eine kreative Pause ein, um einen langen morgendlichen Lauf zu absolvieren. Die Golden Gate Bridge oder der Golden Gate Park machen frisch für den kalifornischen Arbeitstag, der um 10 Uhr beginnt.
Ich versuche, meine Inbox jeden Tag auf Null zu bringen und immer nach einer Stunde am Bildschirm eine kurze Pause einzulegen, damit sich Augen, Rücken und Gehirn erholen können. Um Ablenkungen zu verringern und produktiv zu bleiben, habe ich alle Benachrichtigungen von meinen diversen elektronischen Geräten auf das absolute Minimum reduziert.
Thomas Beschorner, Wirtschaftsethiker und Autor von „In schwindelerregender Gesellschaft“
Kaffee im Bett und über den kommenden Tag nachdenken, dann E-Mails „totschlagen“. Leider strukturiert der Arbeitstag oft mich und nicht ich ihn. Seminare, Sitzungen etc. geben den Takt an. Ich versuche immer mindestens zwei Stunden „freie Zeit“ zu haben, um konzentriert Dinge zu bearbeiten. Dann abends, dreimal raten, wieder E-Mails totschlagen.
Michael Popp, Vorstandsvorsitzender Bionorica SE und Protagonist in „Die Sinupret-Story“
Für mich ist wichtig, dass ich Termine erst ab 10.00 Uhr einplane, denn das verschafft mir Zeit an meinem Schreibtisch zu arbeiten. Für diese Zeit habe ich mir meine Prioritäten genau überlegt und ich arbeite sie auch konsequent ab. Am Ende des Arbeitstages ist es wiederum wichtig Zeit zu haben und mir einen Überblick zu verschaffen um zu wissen, was noch am Schreibtisch liegt.
Neşe Sevsay-Tegethoff, Geschäftsführerin des Roman Herzog Instituts e.V. und Co-Herausgeberin von „2020“
Ich arbeite nach Prioritäten und Deadlines und versuche, möglichst viele Telefonate und Gespräche so zu koordinieren, dass ich sie nacheinander führen kann. Das hilft mir ruhige Phasen zu schaffen, die ich brauche, um fokussiert und ungestört im Büro oder zu Hause zu arbeiten sowie konzeptionell zu denken und zu schreiben.
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Titelbild: pexels.com
