17 Uhr – Feierabend! Zumindest in der Theorie, wären da nicht die dutzenden ungelesenen Mails, die unerledigten Punkte auf der To-do-Liste und der kurzfristig einberufene Abstimmungscall. Momente wie diese kennen viele Arbeitnehmer, die unter dem Stress im Job leiden und permanent einer hohen Belastung im Büro ausgesetzt sind.

‚Viele Arbeitnehmer‘ ist dabei fast noch untertrieben, denn in einer aktuellen LinkedIn-Studie geben 82 Prozent der Befragten deutschen Arbeitnehmer an, dass sie unter den Folgen von Stress am Arbeitsplatz leiden. Das bedeutet: Mehr als acht von zehn Deutschen geht es schlecht durch Stress im Job. Als Folgen der starken Belastung erleben sie vor allem Anspannung (57 Prozent), Unruhe (44 Prozent) oder sogar Schlafstörungen (40 Prozent). Wie aber wird der ganz normale 9-to-5-Job zu einem gesundheitsbelastenden Stressfaktor – und was kann man dagegen tun?

Die Arbeitsweise im Unternehmen hinterfragen

„Das Klagen über hohe Arbeitslast hat sehr oft seine Wurzel darin, dass wir unhinterfragt etwas weiter tun, was gar nicht sinnvoll ist“, so Markus Baumanns, Unternehmensberater und Autor des Managementbuchs ‘Kick-off! Auf Entdeckungsreise zur Organisation der Zukunft‘. Dieses Festhalten am Altbekannten, dem gern zitierten Schema-F, kann sowohl auf individueller Ebene gelten, als auch auf Ebene der gesamten Organisation. Mit Blick auf das gesamte Unternehmen helfe es, so Baumanns, Prozesse und Abläufe regelmäßig zu hinterfragen. „Die höchste Komplexität schaffen wir uns selbst. Weil wir nicht den Mut haben, uns von Aufgaben zu trennen, die obsolet geworden sind. Weil wir zu bequem sind, uns ständig in unseren Arbeitsweisen zu hinterfragen. Weil wir zu wenig darüber nachdenken, worauf es wirklich ankommt. “

Priorisierung als individuelle Lösung bei Stress im Job

Dem einzelnen Mitarbeiter mag dieser gesamtheitliche Ansatz im ersten Moment wenig helfen – es dauert meist, bis Prozesse hinterfragt, analysiert und neu entwickelt sind. Kurzfristige Hilfe bieten verschiedene Tools. „Im stressigen Alltag ist vor allem das Zeitmanagement wichtig”, so Julia Piechotta, die Gründerin des Startups Spoontainable, welches mit nachhaltigen Eislöffeln eine Alternative zum Plastiklöffel anbietet. Besonders Prioritäten müssten richtig gesetzt werden, um die eigene Arbeitsweise zu optimieren und stressigen Situationen vorzubeugen. Ein gängiges Tool dafür ist die Eisenhower-Matrix. Sie gehört zu den altbewährten Grundlagen eines jeden BWL-Studiums und das zu Recht, denn: Nicht jede Aufgabe ist wichtig – und nicht jede wichtige Aufgabe ist dringlich. Welche Aufgabe wie einzuschätzen ist, dabei soll die Matrix helfen. Wie wertvoll gute Aufgaben-Hierarchien sind, weiß auch Markus Baumanns von seiner Arbeit; daher ist sein persönlicher Anti-Stress-Tipp: „Ich versuche zu verhindern, dass etwas wichtig und dringend zugleich wird. Wichtiges frühzeitig angehen, das hilft mir.“

Bei Überlastung muss auch das Unternehmen Lösungen finden

Die beste To-do-Liste und Priorisierung hilft jedoch in der heutigen Arbeitswelt wenig, wenn die beruflich eingenommene Position auf eine Überlastung der Kapazitäten ausgelegt ist. Hier ist das Unternehmen mit seinen Verantwortlichen gefragt, auf Unternehmensebene den Stressfaktor zu senken. Dass dies viel zu selten getan wird, zeigt erneut die LinkedIn-Studie. Hier gaben 40 Prozent der Befragten an, dass ihre Arbeitgeber keinerlei Maßnahmen zur Prävention von Stress am Arbeitsplatz bieten. Oftmals, so die Studie, zeigen sie sogar Desinteresse an der psychischen Gesundheit der eigenen Mitarbeiter oder tabuisieren die Thematik. Dabei lassen sich grundlegende Maßnahmen zur Stressreduktion ganz leicht in den Büro-Alltag und die Abläufe der Organisation integrieren. Besonders bedeutend hierfür ist, so Markus Baumanns, die richtige Unternehmensorganisation, denn der Schlüssel lautet: Teamarbeit. „Die einzelnen Teams in Unternehmen müssen gemeinsam erarbeiten, was sie erreichen wollen. Sie müssen definieren, was zum Erreichen dieser Ziele wichtig ist. Und: kompromisslos priorisieren.“

Kommunikation im Team ist der Schlüssel – auch bei Stress im Job

Um bessere Kommunikation einfach umzusetzen, empfiehlt Baumanns das sogenannte Standup-Meeting, bei dem sich die Teammitglieder in einem definierten Zeitraum – nicht mehr als 15 Minuten – am Stehtisch über aktuelle Aufgaben austauschen. „So können sich alle vergewissern, was sie erreicht haben und was noch zu tun ist.“ Auch hilft ein morgendlicher Austausch, eventuell erkennbare Engpässe anzusprechen und Aufgaben unter den Kollegen gegebenenfalls auf mehreren Schultern zu verteilen. Solche Meetings hält Baumanns aber auch jenseits der tagesaktuellen Herausforderungen für sinnvoll: „Es hilft, in regelmäßigen Abständen und mit Zeit darüber zu reflektieren, ob man auf Kurs ist, ob der Kurs noch zu den Zielen passt und ob die Ziele die richtigen sind.“ Das sieht auch Julia Piechotta so. „Mir ist es wichtig, dass ich ein gutes Team hinter mir habe, auf das ich mich verlassen kann”, so die Jungunternehmerin. „Daher ist offene Kommunikation bei uns von großer Bedeutung. Wenn jemand überlastet ist oder eine Aufgabe nicht schafft, dann reden wir offen darüber und versuchen eine Lösung zu finden.”

Motivation schaffen durch die eigene Einstellung

Aber auch die innere Einstellung sei für Piechotta im Arbeitsalltag von großer Bedeutung. Da die 24-jährige Gründerin parallel zum Aufbau ihres Startups ihr Masterstudium absolviert, komme sie häufig in Situationen, in denen es auch mal stressig wird. Sie rät: „Man muss immer sein Ziel vor Augen haben und wissen, warum man seine Aufgaben macht.“ Gleichzeitig müsse man sich aber auch vor Augen führen, was man bereits geschafft hat, denn der Fokus auf die negativen Dinge führe schlussendlich dazu, dass man sich selbst demotiviere: „Man sollte eher darauf zurückblicken, was man schon geschafft hat, wo man vor ein paar Monaten noch stand und wo man jetzt steht.“

Sicher: Positive Gedanken helfen nicht, die offenen To-do-Listen abzuarbeiten oder gar langfristig auszudünnen. Aber vielleicht helfen sie, den Frieden mit den Aufgaben zu schließen, die draufstehen, und Motivation zu finden, die Unternehmensorganisation generell zu verbessern – und damit dem Stress im Job in Zukunft ein Ende zu setzen.

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